L’art. 95, c. 3 del Tuir stabilisce i limiti giornalieri di deducibilità: 180,76 euro per le trasferte in Italia e 258,23 euro per quelle all’estero. Tali importi riguardano solo vitto e alloggio. Restano esclusi dal conteggio i biglietti ferroviari, aerei e altri mezzi di linea, che sono integralmente deducibili, e le indennità chilometriche, che seguono una disciplina autonoma basata sulle tariffe ACI. Le altre spese documentate a piè di lista non sono soggette a limiti specifici. Inoltre, non assume rilievo chi sostiene materialmente il costo: se l’hotel o il ristorante sono pagati direttamente dalla società, l’importo rileva comunque ai fini del limite giornaliero.

Dal 2025, il quadro si è arricchito con l’introduzione dell’obbligo di tracciabilità dei pagamenti per alcune spese sostenute nel territorio dello Stato. La L. 207/2024 integrata con il D.L. 84/2025 ha inserito nell’art. 110, cc. 5-bis e 5-ter del Tuir l’obbligo di utilizzare strumenti tracciabili per le spese di vitto e alloggio e per le spese di viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, individuati dall’art. 1 L. 21/1992 (taxi e NCC). La circolare 22.12.2025, n. 15/E ha confermato che restano escluse dall’obbligo le indennità chilometriche e i titoli di trasporto di linea, che continuano a seguire il proprio regime ordinario, indipendentemente dalla modalità di pagamento.

Rimane, infine, il profilo dell’inerenza e della congruità economica. La risoluzione n. 113/E/2012 ha chiarito che compensi e costi possono essere contestati quando risultano sproporzionati, privi di giustificazione economica o funzionali a finalità estranee all’attività d’impresa. Diventa quindi essenziale che la società sia in grado di dimostrare la connessione tra trasferta, attività svolta e interesse aziendale, attraverso delibere, documentazione analitica, pagamenti coerenti e un sistema di tracciabilità adeguato.